Kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP online i dla kogo jest to dopuszczalne?

W praktyce najwięcej niejasności budzi to, że szkolenie okresowe BHP online nie jest usługą „dla wszystkich”, tylko formą zależną od grupy pracowników i rodzaju stanowiska. Obowiązek obejmuje m.in. pracodawców, osoby kierujące pracownikami oraz pracowników na stanowiskach robotniczych, przy czym dla tych ostatnich szkolenie okresowe ma formę stacjonarnego instruktażu. W pozostałych kategoriach, takich jak pracownicy administracyjno-biurowi czy inżynieryjno-techniczni, online bywa dopuszczalne, o ile mieści się w programie ramowym.

Kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP i jakie grupy pracowników obejmuje

Szkolenie okresowe BHP jest obowiązkowe i dotyczy osób, dla których przepisy przewidują udział w szkoleniu w związku z wykonywaną rolą w organizacji pracy oraz odpowiedzialnością za bezpieczeństwo i higienę pracy. Zakres merytoryczny szkolenia ma być zgodny z programem ramowym wyznaczonym przez ustawodawcę.

W praktyce obowiązek odbycia szkolenia okresowego BHP obejmuje m.in. pracodawców, osoby kierujące pracownikami oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. Dodatkowo szkolenie dotyczy również innych grup pracowników przypisanych do stanowisk, na których realizują zadania wpływające na warunki wykonywania pracy.

Szkolenia okresowe mogą być organizowane i prowadzone przez pracodawców albo przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie BHP— przy zachowaniu zgodności tematycznej z programem ramowym.

• Pracodawcy — szkolenie okresowe obejmuje osoby odpowiedzialne za organizację BHP w zakładzie pracy.
• Osoby kierujące pracownikami (np. kierownicy, mistrzowie, brygadziści) — obejmuje je obowiązek szkolenia ze względu na bieżące kierowanie i nadzór nad pracą.
• Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych — szkolenie okresowe jest obowiązkowe dla tej grupy, ponieważ charakter pracy wiąże się z określonymi wymaganiami BHP.
• Pracownicy administracyjno-biurowi — szkolenie dotyczy osób wykonujących zadania biurowe lub o charakterze niewymagającym pracy fizycznej.
• Pracownicy inżynieryjno-techniczni (np. projektanci i technolodzy) — obowiązek szkolenia dotyczy osób realizujących zadania, które wpływają na warunki pracy innych.
• Służba BHP — obowiązek dotyczy pracowników tej służby oraz innych osób wykonujących zadania służby BHP.

Przy doborze trybu szkolenia okresowego BHP online (samokształcenia kierowanego) znaczenie ma, do jakiej grupy pracowników należy dana osoba oraz czy przepisy dopuszczają daną formę szkolenia dla tej grupy. W przypadku szkoleń okresowych BHP online chodzi o zgodność z warunkami dopuszczalności właściwymi dla tej formy.

Kiedy szkolenie okresowe BHP online jest dopuszczalne

Szkolenie okresowe BHP online jest dopuszczone prawnie tylko dla wybranych grup pracowników. O możliwości jego realizacji decyduje przede wszystkim rodzaj stanowiska oraz to, czy dana grupa jest objęta dopuszczalnym zakresem formy zdalnej.

Przy ocenie dopuszczalności trybu online chodzi o odróżnienie stanowisk, które wymagają pracy fizycznej i bezpośrednich czynności w środowisku pracy, od stanowisk, dla których realizacja zdalna może być właściwa. Pracownicy na stanowiskach robotniczych muszą odbywać szkolenia okresowe BHP wyłącznie stacjonarnie w formie instruktażu pod nadzorem wyznaczonego instruktora.

• Pracownicy administracyjno-biurowi — mogą odbywać szkolenia okresowe BHP online.
• Pracownicy inżynieryjno-techniczni — mogą odbywać szkolenia okresowe BHP w formie online.
• Osoby kierujące pracownikami (kadra kierownicza, pracodawcy) — mogą realizować szkolenia okresowe BHP online.
• Pracownicy służby BHP — mogą korzystać z trybu online dla szkoleń okresowych.
• Stanowiska robotnicze / praca fizyczna — nie mogą korzystać ze szkoleń okresowych BHP online; wymagane jest szkolenie stacjonarne w formie instruktażu.
• Prace szczególnie niebezpieczne — również podlegają wykluczeniu z trybu online; wymagane jest szkolenie stacjonarne z instruktażem stanowiskowym.

Jeżeli szkolenie okresowe ma być zrealizowane zdalnie, musi dotyczyć osoby z grup dopuszczanych do form online i być zgodne z warunkami organizacyjnymi oraz programowymi określonymi w przepisach. Szkolenie obejmuje zarówno szkolenia okresowe, jak i szkolenia wstępne, przy czym zasady wyboru trybu odnoszą się do rodzaju stanowiska.

Dopasowanie formy szkolenia do stanowiska i poziomu ryzyka

Dopasowanie formy szkolenia okresowego BHP do stanowiska i poziomu ryzyka zawodowego sprowadza się do tego, czy realizacja zdalna obejmuje realnie te zagrożenia, które występują na danym stanowisku. Decyzja nie opiera się wyłącznie na nazwie stanowiska, ale na ocenie ryzyka i charakterze wykonywanych zadań.

• Stanowiska robotnicze / praca fizyczna — szkolenie okresowe BHP nie może odbywać się online; wymagana jest forma stacjonarna z instruktażem.
• Pracownicy administracyjno-biurowi (praca biurowa) — szkolenia okresowe BHP mogą być prowadzone w formie online. Przy niskim ryzyku zawodowym możliwe jest także wyłączenie obowiązku szkolenia okresowego.
• Stanowiska inżynieryjno-techniczne oraz osoby kierujące pracownikami — co do zasady dopuszczalna może być realizacja okresowego szkolenia BHP w trybie online, o ile charakter zadań i poziom ryzyka nie wymagają trybu stacjonarnego.
• Zagrożenia specyficzne dla stanowiska — gdy zagrożenia wymagają przedstawienia bezpiecznych metod pracy i omówienia praktycznych aspektów w sposób właściwy dla stanowiska, tryb online może okazać się niewystarczający; wówczas właściwsza bywa forma stacjonarna (np. z elementami instruktażu).

Instruktaż stanowiskowy to element szkolenia wstępnego, którego celem jest zapoznanie pracownika z zagrożeniami specyficznymi dla stanowiska oraz bezpiecznymi metodami pracy. Instruktaż jest prowadzony stacjonarnie przez osoby mające odpowiednie kwalifikacje.

Jeżeli szkolenie okresowe BHP ma być realizowane zdalnie, powinno mieć formę umożliwiającą przyswojenie treści oraz weryfikację wiedzy, np. w postaci samokształcenia kierowanego z materiałami na platformie i możliwością konsultacji z wykładowcą, albo seminarium/kurs prowadzone zdalnie (np. webinarium). Takie szkolenie musi zawierać elementy sprawdzające wiedzę, a po jego zakończeniu jest wydawane zaświadczenie o ukończeniu kursu.

Częstotliwość szkoleń okresowych BHP, terminy i zasady weryfikacji

Szkolenia okresowe BHP trzeba odnawiać w terminach określonych przepisami prawa. Częstotliwość zależy od grupy stanowiskowej i warunków pracy, a szkolenie ma charakter przypominający i ugruntowujący wiedzę BHP. Program merytoryczny powinien odpowiadać programowi ramowemu wyznaczonemu przez ustawodawcę.

Grupa / rodzaj prac	Częstotliwość szkolenia okresowego BHP	Termin pierwszego szkolenia okresowego
Stanowiska ze szczególnie niebezpiecznymi pracami	co 1 rok	Najpóźniej w terminie wynikającym z przepisów dla danej kategorii
Pozostałe stanowiska robotnicze	co 3 lata	Najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku
Pracodawcy oraz osoby kierujące pracownikami (np. kierownicy, mistrzowie, brygadziści)	co 5 lat	Najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pełnienia funkcji
Pracownicy inżynieryjno-techniczni oraz służby BHP	co 5 lat	Najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku
Pracownicy administracyjno-biurowi (praca biurowa)	co 6 lat	Najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku

Planując odnowienia, należy utrzymać właściwą częstotliwość dla danej grupy stanowiskowej. Jednocześnie merytoryka szkolenia ma odpowiadać programowi ramowemu — odnowienie nie powinno ograniczać się do formalnego „zaliczenia”, lecz ma realnie odświeżać wiedzę BHP w przewidzianym zakresie.

Weryfikacja wiedzy powinna być powiązana z treściami realizowanymi w ramach szkolenia okresowego, tak aby potwierdzić, że uczestnik przyswoił wymagane zagadnienia. W praktyce harmonogram odnowień warto spinać nie tylko z datą kolejnej edycji, ale też z prawidłowym przebiegiem części merytorycznej zgodnej z programem ramowym oraz z elementami sprawdzającymi wiedzę po szkoleniu.

Dokumentowanie szkolenia okresowego BHP — co powinno znaleźć się w aktach

Dokumentowanie szkolenia okresowego BHP polega na udokumentowaniu jego odbycia w sposób, który można przypisać konkretnemu pracownikowi i włączyć do wymaganej dokumentacji. W praktyce takie potwierdzenie dotyczy zarówno szkoleń wstępnych, jak i okresowych, przy czym szkolenie okresowe dokumentuje się przede wszystkim zaświadczeniem z ukończenia.

W aktach pracownika pracodawca odnotowuje szkolenie w postaci:

• wpisu w karcie szkolenia wstępnego — jako potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego; karta szkolenia wstępnego jest przechowywana w aktach osobowych pracownika,
• zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego — jako potwierdzenie odbycia szkolenia okresowego; zaświadczenie jest przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Szkolenia okresowe kończą się egzaminem, a pozytywny wynik jest powiązany z wydaniem zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego. Dla szkoleń wstępnych potwierdzeniem jest natomiast karta szkolenia wstępnego, podpisana przez pracownika oraz pracodawcę (lub kierownika komórki organizacyjnej).

Jeżeli dokumentacja ma formę elektroniczną, pracodawca powinien zapewnić, że potwierdzenia można powiązać z osobą uczestnika oraz odtworzyć w razie weryfikacji. W praktyce oznacza to dołączenie dokumentów elektronicznych do karty szkolenia wstępnego albo archiwizowanie ich w sposób zgodny z wymogami, tak aby stanowiły kompletną dokumentację w aktach osobowych pracownika.

Najczęstsze błędy przy szkoleniach okresowych BHP online i konsekwencje

Najczęstsze błędy przy szkoleniach okresowych BHP realizowanych online wynikają przede wszystkim z uchybień organizacyjnych i weryfikowalności procesu. Szkolenie musi spełniać wymagania merytoryczne zgodne z programem ramowym oraz umożliwiać jednoznaczne potwierdzenie ukończenia. Tam, gdzie te elementy nie są zapewnione, rośnie ryzyko braków formalnych oraz wątpliwości, czy pracownik został przygotowany do pracy z uwzględnieniem zagadnień związanych z zagrożeniami zawodowymi.

• Zła kwalifikacja realizacji zdalnej do stanowiska — traktowanie stanowisk, dla których wymagany jest inny tryb szkolenia, jakby można je było realizować w formie online. Przykładowo: pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych muszą odbywać szkolenia okresowe BHP wyłącznie stacjonarnie w formie instruktażu.
• Nieuwzględnienie zgodności programu z programem ramowym — materiały lub układ treści niezgodne z programem ramowym powodują, że szkolenie nie spełnia wymagań merytorycznych, niezależnie od tego, czy uczestnik „przechodził” moduły.
• Treści niedopasowane do stanowiska — zbyt ogólne materiały lub pomijanie praktycznej części istotnej dla pracy danego typu, szczególnie przy pracach, w których liczą się zagrożenia charakterystyczne dla stanowiska.
• Brak potwierdzenia ukończenia i weryfikacji wiedzy — brak potwierdzenia zdania testu lub brak czytelnego śladu ukończenia szkolenia przez uczestnika utrudnia przypisanie przebiegu do konkretnej osoby i zwiększa ryzyko braków w dokumentacji.
• Zbyt szybkie przechodzenie modułów bez przyswojenia — jeżeli platforma lub organizacja szkolenia nie weryfikuje, że uczestnik rozumie treści, rośnie ryzyko, że wiedza nie przełoży się na bezpieczne działania.
• Brak nadzoru nad przebiegiem samokształcenia — niedostateczne monitorowanie realizacji (w tym przebiegu modułów i testu) może prowadzić do braków w udokumentowaniu przebiegu szkolenia.
• Niewłaściwa archiwizacja dokumentacji przez pracodawcę — jeżeli pracodawca nie zapewnia prawidłowego przechowywania potwierdzeń ukończenia, w razie kontroli może pojawić się problem z jednoznaczną weryfikacją.
• Realizacja szkolenia mimo braku realnej możliwości uczestnictwa — szkolenia nie powinny być prowadzone wtedy, gdy pracownik nie ma faktycznej możliwości uczestniczenia w kursie (np. w czasie urlopu lub zwolnienia chorobowego).
• Uchybienia po stronie osób prowadzących instruktaże stanowiskowe — w przypadku szkoleń obejmujących instruktaże stanowiskowe problemem bywa niedopasowanie kwalifikacji osób prowadzących do wymagań dla danej roli, co może obniżać rzetelność przekazania wiedzy.

Konsekwencje opisanych błędów mają głównie charakter organizacyjny: szkolenie może nie spełnić wymagań merytorycznych wynikających ze zgodności z programem ramowym, może nie zapewniać odpowiedniego przygotowania pracownika do pracy z uwzględnieniem zagadnień związanych z zagrożeniami zawodowymi, a także może nie dawać jednoznacznego, weryfikowalnego potwierdzenia ukończenia i kompletności dokumentacji.